POSEBNE OPERACIJE KASE
Posebne operacije kase su programi odnosno operacije koje nekome trebaju a nekome ne trebaju. Bez njih Kasa može da normalno radi sa svojom osnovnom funkcijom da vrši prodaju preko fiskalnog uređaja, da štampa fiskalne i nefiskalne isečke i račune kupcima, i vodi evidenciju o stanju zaliha i stanju prodaje na dnevnom nivou. Posebne operacije kase proširuju funkcionalnost Kase i dodaju Kasi veće mogućnosti u vođenju poslovanja korisnika Kase. Nekim kupcima-korisnicima programa će ovo trebati, a drugim neće trebati ništa od toga. Stoga se ovi programi isporučuju samo onim kupcima kojima su stvarno i potrebni jer ostale kupce i korisnike mogu samo da zbunjuju i iritiraju i da im ceo programski paket čine komplikovanim i nerazumljivim.
1. Rad sa kupcima i njihovim analitičkim računima
Može se uključiti ili isključiti rad sa kupcima: sa Registrom spiskom kupaca i sa analitičkim računima za svakog kupca iz registra kupaca. Ako je rad sa kupcima uključen uz Kasu treba da bude isporučen program (KASA_KUPCI.EXE )
2. Rad sa štampanjem Faktura-Računa za kupca
Može se uključiti ili isključiti rad na štampanju Faktura-Računa za kupce. Ako je rad sa štampanjem računa za kupce uključen uz Kasu treba da bude isporučen program (KASA_KUPCI.EXE )
3. Štampanje Fakture ugostitelja
Faktura koju gostu štampa ugostitelj može da ima dve forme: Pun račun i Zbirni račun. Pun račun ima ispisane sve stavke artikala koje su postojale i na fiskalnom računu kasabloku na osnovu kojeg je Faktura štampana. Zbirni račun ima samo jednu stavku sa nazivom UGOSTITELJSKA USLUGA i sa zbirnim iznosom stavki artikala koje su na fiskalnom isečku - odnosno sa zbirnim iznosom fiskalnog isečka.
4. Štampanje Fakture na nefiskalnom isečku
Faktura koja se štampa iz Kase za Kupca štampa se na default laserskom A4 printeru priključenom na računar kasu, a može se odštampati i na fiskalnom printeru FP550, FP600. GP550, FP550 na traci printera kao nefiskalni isečak.
5. Štampanje Kasa Fakture i Knjigovodstvene Fakture
Faktura koja se štampa iz Kase za Kupca štampa se na default laserskom A4 printeru, priključenom na računar kasu. Ova faktura ima dve forme: Kasa Faktura i Knjigovodstvena Faktura.
Kasa Faktura
ima svoj poseban sadržaj i izgled i posle štampanja automatski se arhivira u programu za kasu kao tekst fajl, a može se ta arhiva pregledati iz programa
KUPCI
pa iz operacije
Arhiva izdatih faktura
iz koje se dobije pregled faktura kao tekst fajlova. Izgled i forma Kasa fakture ne mogu se menjati. Za ovo je potreban program (KASA_KUPCI.EXE)
Knjigovodstvena Faktura
ima svoj poseban sadržaj i izgled i posle štampanja automatski se arhivira u knjigovodstvenom programu za fakturisanje gde se trajno čuva i uvek se može pregledati i štampati u istom sadržaju i istom izgledu kakva je i prvi put štampana. Iz knjigovodstvenog programa za fakturisanje fakture se mogu automatski kontirati i knjižiti u robno knjigovodstvo, u glavnu knjigu, u račun kupca, u PDV evidenciju i u KEP knjigu, kao i u Knjigu prihoda i rashoda. Izgled i forma, kao i sadržaj, knjigovodstvene fakture mogu se menjati u više tipova faktura iz programa za fakturisanje. Za rad sa ovim fakturama potreban je knjigovodstveni program za fakturisanje (C_FK.EXE) kao i (KASA_KUPCI.EXE).
6. Prenos podataka između kase i knjigovodstva preko USB drajva
Kasa i knjigovodstvo mogu razmenjivati podatke ako se nalaze na fizički odvojenim udaljenim lokacijama a računari kase i knjigovodstva nisu spojeni putem kablovske ili wireles mreže, samo preko interneta ili preko USB drajva. Preko USB drajva iz kase u računovodstvo prenosi se pazar i spisak artikala kase ako to zatreba. Iz računovodstva u kasu prenosi se samo spisak artikala kada zatreba ažurirati spisak artikala u kasi novonabavljenim artiklima, promenjenim cenama i zalihama postojećih artikala. Ovi prenosi mogu se obaviti iz programa
KASA_GLAVNI
pa iz menija
Prenos podataka
pa iz menija
USB prenos podataka iz kase i u kasu
Za ovaj prenos potreban je program (KASA_USB.EXE)
videti 3. ZALIHE pa KASA USB PRENOS PODATAKA
videti: 14. Prenos podataka pa USB prenos podataka u kasu i iz kase
7. Prenos podataka između kase i knjigovodstva preko Interneta
Kasa i knjigovodstvo mogu razmenjivati podatke ako se nalaze na fizički odvojenim udaljenim lokacijama a računari kase i knjigovodstva nisu spojeni putem kablovske ili wireles mreže, samo preko interneta. Iz kase u računovodstvo prenosi se pazar odnosno specifikacija pazara po artiklima. Iz računovodstva u kasu prenosi se samo spisak artikala kada zatreba ažurirati spisak artikala u kasi novonabavljenim artiklima, promenjenim cenama i zalihama postojećih artikala. Iz računovodstva se u kasu mogu prenositi i artikli preuzeti iz Kalkulacije cena, Nivelacije cena i Internih računa. Ovi prenosi mogu se obaviti iz programa
KASA_GLAVNI
pa iz menija
Prenos podataka
pa iz menija
USB-LAN-FTP prenos
Za ovaj prenos potreban je program (KASA_PRENOS.EXE)
videti: 14. Prenos podataka pa USB-LAN-FTP prenos
Napomena: Ovaj program USB-LAN-FTP prenos je bolje koristiti nego program USB prenos podataka u kasu i iz kase jer se radi o programu novije tehnologije koji pored mogućnosti prenosa preko interneta i preko LAN mreže ima mogućnost prenosa i preko USB drajva.
8. Veza između kase i knjigovodstva
Kasa i knjigovodstvo najčešće su odvojeni, pogotovo kada se ne radi u mreži. Tada njihova veza ne postoji i može se samo ostvariti prenos podataka između njih putem USB drajva. Kada se radi u LAN mreži Kasa i Knjigovodstvo mogu da budu u vezi preko te mreže i tada se Dnevni pazari po artiklima iz Kase mogu automatski prenositi u Knjigovodstvo, a artikli sa novim cenama i zalihama i novim artiklima mogu se automatski prenosti iz Knjigovodstva u Kasu. Za to se koristi program:
ZALIHE (KASA_KNJIGOVODSTVO.EXE)
o kome je uputstvo dato pod naslovom 3. ZALIHE.
Ovaj program sadrži i poziv knjigovodstvenom programu:
Fakturisanje (C_FK.EXE)
koji služi za fakturisanje iz prodajnog objekta, a u koji se šalju Dnevni pazari iz kase odnosno specifikacija po prodatim artiklima u formi maloprodajnih računa za kupca Kasu.
Ovaj program sadrži i poziv programu :
Spisak artikala prodavnice (C_ARTIKLI1.EXE)
koji daje knjigovodstvene zalihe artikala u prodajnom objektu, a kojima bi trebalo da uvek odgovaraju i zalihe artikala u programu Kasa.
Ovaj program sadrži i poziv programu
List Dnevnog Prometa Ugostitelja (C_LDPU.EXE)
koji služi za vođenje robnog knjigovodstva ugostitelja i knjige šanka ugostitelja. List Dnevnog Prometa Ugostitelja propisan je po Pravilniku o prostom knjigovodstvu koje je za ugostitelje ukinuto počevši od 2020 godine, pa ovaj List više nije propisani knjigovodstveni dokument, ali naravno, nema zabrane njegove upotrebe.
9. Vođenje robnog knjigovodstva preko kase
Kasa nije program za vođenje knjigovodstva već za prodaju preko fiskalnog uređaja i evidentiranje te prodaje odnosno prometa preko fiskalnog uređaja i dodatno i u bazi podataka Kase. Robno i finansijsko knjigovodstvo maloprodajnog objekta vode se u Knjigovodstvu firme. Robno knjigovodstvo obuhvata NABAVKU i izradu kalkulacija maloprodajne cene, izradu nivelacija maloprodajne cene i ažuriranje zaliha i cena, zatim PRENOS artikala iz objekta u objekat i izradu internih računa - prenosnica kao i ažuriranje zaliha u oba objekta, zatim PRODAJU i izradu faktura i računa za prodatu robu i ažuriranje zaliha. Na ovaj način robno knjigovodstvo se može voditi i u programu za Kasu preko dodatnog programa pod menijem:
Dokumenta (KASA_DOKUMENTA.EXE)
iz koga se mogu raditi i knjižiti u Kasu dokumenti: popisi,kalkulacije, nivelacije, dnevni pazari, na osnovu čega se vrši dobijanje tačnog stanja zaliha (svi ulazi po dokumentima minus svi izlazi po dokumentima). Opis i funkcija programa dati su ovde pod naslovom 15. Dokumenta a uz program se isporučuje posebna eBook knjiga kao Uputstvo za rad.
10. Vođenje Vremenskih računa lica (kupci i druga lica)
Ova funkcija je prvobitno dodata zbog upotrebe trgovačke kase u ugostiteljskim objektima gde je traženo da se omogući rad po stolovima po sistemu jedan sto jedan Račun za kupca. Vremenom se to pokazalo kao nepraktično i loše rešenje za ugostitelja, a kao jako dobro rešenje za neke vrste trgovine. Vođenje ugostiteljskog objekta po stolovima preko programa za Kasu rešeno je na potpuno drugačiji i bolji način u programima specijalizovanih Kasa za ugostitelja: KASA_UGOSTITELJ.EXE i KASA_STOLOVI.EXE, dok su programi Kasa za trgovinu KASA_PRODAJA.EXE i KASA_TOUCH.EXE zadržali mogućnost rada na stari način sa Vremenskim računima.
Ovaj program otvara 99 stolova (vremenskih računa lica) od broja 01 do broja 99 i daje kasiru mogućnost da u svaki od tih računa vrši prenos i dodavanje stavki artikala iz bilo kog napravljenog Računa za kupca u Kasi. Takođe, kasir bilo kada može da uđe u svaki od 99 računa, vidi njegov sadržaj i štampa ga ili obriše određene stavke artikala. Može da račun prenese na drugi broj stola. Može da u računu na svakoj stavci promeni količinu. Može da obriše ceo račun. Može da vrati račun u Kasu u Račun za kupca odakle može da štampa fiskalni isečak ili nefiskalni isečak ili fakturu za kupca.
Kod rada u ugostiteljskom - restoranskom modu svaki račun za kupca može se prebaciti na jedan od 99 stolova koji su na raspolaganju kada u Kasi postoji urađen Račun za kupca (F2 RAČUN) i kada se otvori LISTA STOLOVA
Na listi stolova izabere se sto na primer sto broj 3 i sa tasterom sa tastature P
ili sa komandnim dugmetom [P]osluži sto
izvrši se prebacivanje računa za kupca iz kase na sto broj 3.
Odgovorom Da biće račun prebačen na sto broj 3
Sto broj 3 sada dobija naziv konobara koji je prijavljen na kasi, a ovaj naziv može se promeniti u bilo
koji drugi tasterom O ili komandnim dugmetom [O]znaka. Račun za kupca premešten je iz kase na sto
i u kasi ga više nema, a na stolu se može pregledati tasterom V ili komandnim dugmetom [V]idi račun
Posle određenog vremena, na sto broj 3 ponovo se isporuči narudžbina,
odnosno napravi se novi Račun za kupca u kasi (F2 RAČUN)
zatim se otvori lista stolova i ovaj račun se iz kase prebaci na sto broj 3 tasterom [P]osluži sto,
pa sada pregledom računa na stolu broj 3 imamo sledeću situaciju
Kada posle određenog vemena gost sa stola broj 3 traži da plati, tada se dok je Račun za kupca u kasi
prazan, otvori lista stolova i sa tasterom Z ili komandnim dugmetom [Z]atvori sto, izvrši se prenos računa
sa stola broj 3 u Račun za kupca u kasu, odakle se račun za kupca može štampati kao FAKTURA, kao
FISKALNI ISEČAK (BON) ili kao NEFISKALNI ISEČAK (BON).
Vremenski račun lica je uklonjen sa stola i prebačen u Račun za kupca u Kasu
Račun sa stola broj 3 prebačen je u račun za kupca u kasu i sada se može štampati i posle štampanja
knjižiti u dnevni pazar.
Napomena:
Ovaj način rada preko vremenskih računa najviše je pogodovao trgovinama koje sarađuju sa majstorima zanatlijama,
na primer: moleri, keramičari, vodoinstalateri, zidari i ostali, koji ugovore posao a zatim dok posao traje uzimaju sav
potreban materijal iz maloprodaje a u Kasi se za svako uzomanje formira Račun za kupca koji se prebacuje na broj
stola odnosno na broj vremenskog računa majstora. Kad majstor završi posao i bude isplaćen, on dođe u maloprodaju
i zatvori (plati) svoj Vremenski račun. Tada kasir prebaci Vremenski račun u Račun za kupca i štampa fiskalni isečak.