Podaci
Održavanje baze podataka programa
slika 1
Rekonstrukcija podataka - vrši uređenje i popravku oštećenih podataka, kontrolu i ispravku podataka i sravnjivanje podataka. Ova operacija je izvađena iz paketa operacija pod nazivom Održavanje baze podataka programa kao operacija koja se najčešće koristi.
Održavanje baze podataka programa - je paket operacija koji sadrži veliki broj operacija za održavanje i izmene baze podataka glavne knjige. Ove operacije nisu plod mašte i invencije programera već su ih osmislili i zahtevali dugogodišnji intezivni korisnici programa glavna knjiga kako bi sebi pojednostavili, uprostili, ubrzali i olakšali rad.
slika 1.1.
Redovno održavanje podataka
slika 1.1.1.
Posebno održavanje podataka
slika 1.1.2.
Arhiviranje baze podataka
slika 1.2.
Kontrola duplih knjiženja
slika 1.3.
Automatska konta
1.4.
Kontni plan - registar konta radi uvida u izmene iz narednih operacija
Automatska konta upisivanje - formira kontni plan sa oko 80 konta na koja se vrše automatska knjiženja iz programa za knjigovodstvo. Ova konta nose oznaku AK i ne smeju se menjati a sva ostala mogu se otvarati u kontnom planu po želji i prema potrebi. AK konta se dodaju na postojeća konta u kontnom planu.
Automatska konta brisanje - vrši brisanje iz kontnog plana svih konta sa oznakom AK. ne briše konta bez te oznake
Brisanje konta kupaca i dobavljača - kod prenosa kontnog plana iz jedne firme u drugu firmu (kod agencija za knjigovodstvo) druga firma obično ima i druge kupce i dobavljače pa se iz kontnog plana vrši brisanje konta kupaca i dobavljača prve firme da bi se ručno upisali kupci i dobavljači druge firme.
Izvoz kontnog plana na drajv i Uvoz kontnog plana sa drajva - služi za kopranje (izvoz) kontnog plana na USB ili drugi drajv radi prenosa u drugi računar i preuzimanje (uvoz) kontnog plana u drugi računar u drugu ili u istu firmu.
Automatska konta definisanje - sam korisnik definiše način kontiranja i konta za kontiranje pojedinih dokumenata, odnosno sadržaj naloga knjiženja dokumenta (isključeno). U ovoj verziji sam program ima definisana automatska konta i postavljen sadržaj naloga knjiženja za svaki dokument koji se automatski kontira i knjiži. Sve to je usklađeno sa najnovijim propisima i najnovijim kontnim planom. Korisnik to ne može menjati.
Postavljanje ovlašćenja za rad
slika 1.5.
Program ima svoj password sistem, u kome se pristup i ovlašćenja za rad sa programom dodeljuju korisnicima preko username i password za svakog korisnika. Svakom korisniku mogu se dati različita ovlašćenja i različiti nivoi pristupa podacima i operacijama programa. U okviru ovog programa dato je detaljno uputstvo za njegovu upotrebu pa ako korisnik hoće da uvede password sistem u rad programa ostaje mu da to uputstvo prouči, proba i primeni.
Arhiviranje baze podataka programa
slika 2
Arhiviranje baze podataka programa je isključiva obaveza korisnika programa jer podaci koje on pravi u programu su njegovo vlasništvo i njegova odgovornost. Arhiviranje podataka korisnik može da vrši putem bilo kojih alata za kopiranje, zipovanje (komprimovanje) i sklanjanje podataka na sigurno mesto. Da bi to radio mora da zna šta su podaci i gde se oni nalaze. Tu informaciju dobija iz operacije:
Database Baza podataka - pregled fajlova baze podataka
slika 2.1
Ako korisnik hoće, a to mu je lakše, može da vrši arhiviranje podataka iz ovog programa koji je za to napravljen, a iz operacija:
Postavi lokaciju arhive - zadaje folder za pakovanje arhive
Pošalji database u arhivu - arhivira (kopira) bazu podataka na lokaciju arhive
Pregledaj sadržaj arhive - pregled sadržaja arhivskog foldera
Preuzmi database iz arhive - preuzimanje podataka iz arhive na radno područje programa
Kod agencija za knjigovodstvo, kada klijent vodi robno knjigovodstvo i knjigovodstvo kupaca i dobavljača, a agencija vodi finansijsko knjigovodstvo- glavnu knjigu i ostalo, agenicija može preuzimati arhivirane podatke korisnika i prenositi ih u svoj računar u program za istog korisnika. Agencija preuzima Paket podataka iz operacije:
Podesi sadržaj paketa podataka - podešava sadržaj dodatnog paketa podataka koji se uz bazu podataka Dtabase glavne knjige kopira iz jednog računara u drugi računar
slika 2.2.
Paket podataka - koji se arhivira na zadatu arhivsku lokaciju i prenosi se u drugi računar
slika 2.3.
