1. SVE  ŠTO TREBA DA ZNATE O ELEKTRONSKIM FAKTURAMA

Svi govore o e-fakturisanju. Digitalizovani procesi fakturisanja obećavaju ogromne uštede, između 60 i 80 procenata u poređenju sa fakturisanjem procesa na papiru. Pozitivna strana prelaska na e-fakturisanje uključuje: smanjenje grešaka prilikom unosa, skraćeno vreme obrade i bolju kontrolu protoka novca. E-fakturisanje postaje zakonska obaveza.

Šta je tačno elektronska faktura – eRačun, koji su izazovi u e-fakturisanju, kao i šta bi sve trebalo da ima jedno rešenje za elektronsko fakturisanje, pročitajte u nastavku.

Šta je elektronska faktura / eRačun

eRačun je dokument koji je elektronski kreiran, overen, poslat, preuzet i skladišten u elektronskom obliku.  Da bi jedan eRačun bio ispravan, zakonski mora posedovati dve forme: unutrašnju (tehničko-programska šema) i spoljašnju (vizual).

·          Šta su aplikativni sertifikat i vremenski žig?

Kao što je i navedeno u prethodnom odgovoru, elektronski račun mora se elektronski i overiti. U slučaju eRačuna overa se vrši gore pomenutim sertifikatima koji garantuju celovitost sadržaja samog eRačuna, kao i tačno vreme poslatog dokumenta.

·          Na koji način se vrši slanje eRačuna?

eRačun je prilagođen svakom preduzeću, bez obzira da li kompanija poseduje ili ne poseduje računovodstveni program. S tim u vezi, postoje dva vida slanja eRačuna: Web aplikacija ili slanje iz samog računovodstvenog programa koji preduzeće već koristi.

Osnovni elementi e-fakture

Primenom Zakona o elektronskom fakturisanju, ustanovljena je sadržina svakog elektronskog računa:

·          datum izdavanja fakture,

·          broj fakture,

·          datum prometa dobara i usluga,

·          PDV broj ili PIB izdavaoca,

·          pun naziv i adresa izdavaoca fakture,

·          PDV broj ili PIB primaoca,

·          pun naziv i adresa primaoca fakture,

·          vrsta robe/usluge,

·          vrsta/količina isporučenih dobara ili vrsta/obim usluge,

·          oporezivi iznos po stopi ili izuzeće,

·          jedinična cena bez PDV-a,

·          popusti ukoliko ih ima (osim jedinične cene),

·          poreska stopa,

·          ukupan iznos PDV-a.

Faktura ili račun, može da bude elektronska, ukoliko:

1.  se izdaje, prenosi i prima u strukturiranom elektronskom formatu i

2.  format omogućava obradu fakture automatski i elektronski

Iako se fakture najčešće šalju u PDF formatu, primaoci ne mogu automatski obrađivati takve PDF fajlove. Umesto toga, primaoci očekuju da elektronske fakture budu u strukturiranom formatu koji se može automatski pročitati.

Strukturirane fakture u njihovom izvornom obliku, takozvane EDI podake (elektronska razmena podataka), ljudi ne mogu da pročitaju.

Hibridni formati faktura izbegavaju ovaj nedostatak kombinovanjem mašinski čitljivog strukturiranog formata i vizuelnog prikaza čitljivog čoveku.

Najveći pokretač teme e-fakturisanja je vlada

Da li sarađujete sa javnim sektorom? Da li je vaša kompanija međunarodno aktivna? Ako je vaš odgovor „da“ na bilo koje od ova dva pitanja, vrlo je verovatno da ćete fakture morati da pošaljete elektronskim putem, bilo sada ili u bliskoj budućnosti.

Uprkos ogromnom potencijalu uštede troškova digitalizacijom dolaznih i odlaznih faktura, pokretač e-fakturisanja su vlade.

EU standard 2014/55 reguliše elektronsko fakturisanje javnih ugovora. U njemu se zahteva da više od 300.000 javnih uprava u zemljama EU bude spremno za e-fakturisanje u pogledu sistema i procesa.

Budući da su obično 45 do 65 procenata svih kompanija u zemlji sarađuje sa javnim sektorom, predviđa se da će pomenuti EU standard biti pokretačka snaga e-izdavanja faktura.

Sve više i više zemalja zahteva e-fakturisanje: glavni razlog za sve veći broj fakturisanja i propisa o e-fakturisanju je trivijalan: vlade traže nove načine za sprovođenje svojih poreskih zakona i prikupljanje više PDV-a. Iz Izveštaja o PDV-u GAP za 2019. godinu, države članice EU izbegle su 137,5 milijardi evra u 2017. godini – ili 11,2% od ukupnog očekivanog PDV-a u relativnom smislu.

Međutim, u pozadini tesnih nacionalnih budžeta i usporavanja ekonomskog rasta usled pandemije kao glavnog globalnog uzroka, motivacija država članica EU da prikupe veći deo od očekivanog poreza sigurno će i dalje rasti.

To će najlakše učiniti tako što će zahtevati od kompanija koje posluju u okviru njihovih nacionalnih granica da sve fakture dostave elektronskim putem.

Koje su prednosti e-fakturisanja?

Glavna prednost e-fakturisanja leži u ogromnom potencijalu uštede troškova koji uvođenje elektronskih računa donosi kompanijama. Troškovi štampanja i isporuke se eliminišu, računi se mogu isporučiti brže i smanjuju se greške u obradi dolaznih računa. Ako postoji referenca naloga za dolaznu fakturu, faktura se može rezervisati u potpunosti automatski. Pored toga, upotreba e-fakturisanja skraćuje vreme od fakturisanja do plaćanja i na taj način povećava likvidnost dobavljača.

·          Niži troškovi i brži povraćaj ulaganja: Prelaskom na e-fakturisanje eliminiše se 60% do 80% troškova postupka po fakturi.

·          Efikasniji procesi i veća usklađenost: Osigurajte efikasnije i transparentnije procese u obradi računa i na taj način se bolje pridržavajte zakonskih zahteva.

·          Više sigurnosti: Sigurna razmena svih računa putem šifrovanih procedura prenosa.

·          Stabilniji protok novca: Neposredna isporuka računa skraćuje vreme plaćanja i time poboljšava novčani tok.

·          Potpuna transparentnost i brza rezervacija: Automatizovana obrada dolaznih faktura zasnovanih na unapred definisanom radnom procesu osigurava potpunu transparentnost i brže rezervisanje faktura.

·          Ispunjavanje zakonskih zahteva: Usklađenost sa zakonskim zahtevima u oblasti B2B i B2G e-fakturisanja.

Sa centralizovanim sistemom, korak bliže Evropi

U našoj zemlji, Ministarstvo finansija je najavilo primenu Zakona o elektronskoj fakturi koji će bliže urediti izdavanje e-faktura. Početak primene ovog zakona će početi 1. januara 2022. godine, što se poklapa sa početkom primene odredbe Zakona o računovodstvu.

Novi sistem će podrazumevati razmenu elektronskih faktura kroz jedinstvenu platformu, u cilju kontinuirane digitalizacije Srbije, ubrzanja poslovnih tokova, i uz velike ekološke benefite (napr. Zbog smanjenja upotrebe papira).

Vlada Srbije je odredila primenu Zakona tako da će najpre od 1. januara 2022. godine subjekti javnog sektora biti u obavezi da primaju i izdaju e-fakture između sebe i poslovnih subjekata sa kojima saradjuju. Predstavnici privatnog sektora, takođe će moći da razmenjuju elektronske fakture sa javnim sektorom.

Kako je precizirao ministar finansija Siniša Mali, od 1.7. 2022. godine će ceo privatni sektor biti u obavezi da bude osposobljen za prijem i slanje e-faktura, a celokupan trošak njihovog uvođenja trebalo bi da košta nekoliko stotina miliona dinara. Siniša Mali je izjavio i da  Zakona o elektronskom fakturisanju sledi najbolju praksu prelaska na elektronsko fakturisanje koju primenjuju države Evropske unije.

On je istakao i da će korišćenje sistema elektronskih faktura biti besplatno, kao i da se time neće stvoriti dodatni troškovi za njegove korisnike. Oni koji budu želeli mogu angažovati informacione posrednike kako bi korišćenjem njihovog servisa poslovali u skladu sa Zakonom i svojom poslovnom politikom.

Kako će sistem e-faktura SEF funkcionisati u praksi?

Sistem elektronskih faktura uspostavlja i vodi Ministarstvo finansija, a on predstavlja bazu podataka u kojoj se registruju i dostavljaju elektronske fakture. Pristup ovom sistemu imaju i poverioci i dužnici, a uvođenjem ovakvog načina poslovanja očekuje se da dužnici više neće imati mogućnost da se izjasne da “nije izvršena uplata jer određena faktura nije stigla”. Registrovanje svake fakture je obavezno, a poverilac u sistemu ima mogućnost praćenja izmirenja konkretne fakture. Onog trenutka kada se u sistemu elektronskih faktura, registruje faktura, smatraće se da je ona dužniku i dostavljena.

Uloga informacijskog posrednika u razmeni eRačuna

Informacijski posrednik je specijalizovani privredni subjekt koji vrši uslugu prenosa informacija – podataka od pošiljaoca do primaoca uz primenu bezbednosnih, informacionih i sertifikacionih standarda gde prilikom pružanja usluge ne sme uticati na sadržaj dokumenta.

Informacijski posrednik pre svega omogućava razmenu eRačuna i drugih eDokumenata po zakonski definisanom standardu – UBL 2.1, koji podrazumeva da se dokument mora sastojati od dva formata:

1.  PDF (spoljašnja struktura) i

2.  XML (unutrašnja struktura).

eRačun je overen vremenskim žigom, što ga čini pravosnažnim prema Zakonu o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju i Zakonu o računovodstvu. Elementi eRačuna su:

Aplikativni sertifikat – garantuje celovitost dokumenta

Identifikaciona oznaka  i/ili elektronski potpis

Vremenski žig – verifikuje vreme slanja i prijema dokumenta

To znači da se primenom eRačuna omogućavaju svi benefiti EDI metoda (prenos ne samo slike računa već i njegove sadržine) uz zadržavanje jednostavnosti izrade i dostave eRačuna primaocu korišćenjem vremenskog žiga koji garantuje celovitost dokumenta.

Na ovaj način svi dokumenti „putuju“ sigurnosnim kanalima (SSL i TLS) čime se onemogućava presretanje eRačuna i drugih eDokumenata gde se pri tom svi dokumenti preuzimaju isključivo putem linka ili direktnog pristupa samom portalu informacijskog posrednika.

Na račun, u prilogu, koji je poslat e-mailom može uticati treća strana i izmeniti podatke i tako oštetiti kupca i dobavljača. eRačun poslat putem informacijskog posrednika je zaštićen navedenim sistemima i sertifikatima koji garantuju celovitost dokumenta.

Informacijiski posrednik omogućava integrisanje usluge slanja eRačuna u većinu računovodstvenih programa – ERP i na taj način brzu i sigurnu razmenu eDokumenata.

Elektronski račun je iste  pravne snage kao njegov papirni format, ali njihova glavna razlika je u načinu dostave i obrade, sa kojom se ostvaruju značajni benefiti i uštede.

Zakonom je propisano ko mogu biti informacijski posrednici za elektronske račune i koja je njihova uloga u celom procesu pa se tako svi informacijski posrednici osim sto obavljaju poslove primanja i slanja elektronskig računa ili dokumenata u skladu sa propisanim normama, ujedno moraju osigurati i uravljanje celokupnim procesom izdavanja, primanja, slanja i arhiviranja eRačuna za sve pošiljaoce i prmaoce eRačuna.

Prilikom odabira informacijskog posrednika korisnici svakako treba da uzmu u obzir pouzdanost sistema posrednika i dodatne mogućnosti koje posrednik pruža u svrhu potpune digitalizacije poslovanja.

Servis Moj-eRačun u sklopu Docloop doo, osnovan 2018. godine, je informacioni posrednik za razmenu eRačuna i drugih elektronskih dokumenata kojim upravljate u svakodnevnom poslovanju.

Savremena rešenja za savremeni sistem

Uvođenje elektronskih faktura u Srbiji, kroz jedinstvenu platformu, podrazumeva usklađivanje pravnih, finansijskih tokova sa Evropom, ali i celim svetom, što podstiče i napredak na polju digitalne trasformacije. Srbija je uveliko na tom putu, i uskoro će i mala i srednja preduzeća iz Srbije, ali i velike organizacije koje još uvek ne posluju van granica zemlje, biti mnogo pristupačnije globalnom tržištu, u isto vreme praveći velike uštede na godišnjem nivou.

Digitalizacijom faktura i korišćenjem e-fakture očekuje se da će papirne, koje su do sada bile dominantan oblik fakturisanja, otići u istoriju. Isto tako, pretpostavlja se da će i papir, kao takav, biti u upotrebi sve manje.

Velike kompanije, u najvećem delu već posluju u sistemu elektronskih faktura. Oni koji žele da se pridruže savremenim tokovima, trebalo bi da na vreme izaberu pravo rešenje za svoje poslovanje, poput eRačuna u okviru PANTHEON Datalab usluga u saradnji sa servisom Moj eRačun koje će ceo proces pojednostaviti i olakšati.

Čak i danas neke kompanije i dalje imaju posebne prostorije u kojima se nalazi dokumentacija, ukoliko su veće, to mogu da budu i čitava skladišta. Uz pomoć E-fakturisanja i čuvanja podataka “u oblaku” napraviće se i na tom mestu uštede, a u isto vreme podaci će biti lako pretraživi, fakture će biti bez grešaka, a troškovi arhiviranja neuporedivo manji.

Prednosti eRačuna možemo gledati i kroz prizmu sigurnosti jer za razliku od papirnog, eRačun je preporučena pošiljka, nepodložan manipulacijama i izmenama i uvek dostupan za pregled i obradu.

Uvođenje eRačuna u potpunosti menja način na koji ste dosad poslovali – nabolje. Iako čini tek četvrtinu knjigovodstvenih dokumenata uobičajenih u poslovanju neke firme, ipak je najrašireniji dokument s kojim se susrećemo. Zamenom papirnih u elektronske račune menjamo čitav niz nekorisnih radnih procesa koji su prepoznati kao najveći generatori troška.

9 AUG 2021

 Autor: Datalab tim u saradnji sa Moj-eRačun

2. OSNOVNO (IZVOD IZ PROPISA)

 Registrovanje na sistem elektronskih faktura SEF vrši se preko web aplikacije za registrovanje koja je sastavni deo SEF

 Registruje se svako pravno i fizičko lice izdavalac-primalac EF subjekt prometa koje poseduje PIB

 
- ili se registruje za neposredan pristup sistemu SEF

- ili se registruje za pristup sistemu SEF preko informacionog posrednika

 
Регистровање врши законски заступник субјекта промета, односно субјект промета лично у случају када је субјект промета физичко лице - изворно овлашћено лице.

 Идентитет физичког лица које користи апликацију за регистровање утврђује се путем ELEKTRONSKOG POTPISA I CERTIFIKATA

  
 
U aplikaciju za registrovanje unose se podaci:

 - osnovni identifikacioni podaci o subjektu prometa

 - opredeljenje da li se na SEF  pristupa

neposredno

ili

preko informacionog posrednika

                 - ako se na SEF pristupa neposredno

                                 - da li se pristupa iz sopstvene aplikacije za fakturisanje (preko interneta - nije besplatno)

                                    odnosno iz sopstvenog programa za knjigovodstvo ili ERP-a,

                                    u kom slučaju se kreiraju i  upisuju podaci za autentifikaciju takvog  pristupa

путем апликативног интерфејса (енг. API – Application Programming Interface) који oмогућава повезивање са софтверским системом субјекта промета и вршење radnji креирање и издавање електронских фактура и/или прихватање и одбијање електронских фактура и електронско евидентирање обрачуна пореза на додату вредност у име субјекта промета у оквиру својих овлашћења;

 
                                - da li se pristupa preko korisničkog interfejsa SEF-a (preko interneta - besplatno),

                                  u kom slučaju se određuje i upisuje ovlašćeno lice za takav pristup

 
путем корисничког интерфејса, када овлашћено лице путем интернет pретраживача може да врши креирање и издавање електронских фактура  и/или прихватање и одбијање електронских фактура и електронско евидентирање oбрачуна пореза на додату вредност у име субјекта промета у оквиру својих овлашћења;

 
                - ako se na SEF pristupa preko informacionog posrednika (preko interneta - nije besplatno)

                                 - mora se upisati preko kog informacionog posrednika se pristupa

                                 - mora se upisati da li se izdate i primljene EFakture čuvaju u SEF ili u sistemu

                                   informacionog posrednika

 
                                - Jedan subjekat prometa odnosno jedan PIB može imati samo jednog

                                  informacionog posrednika i to samo ako je sa njim potpisao ugovor i ako je                   

                                  ovaj prijavio taj ugovor na SIF, tada se taj informacioni posrednik može upisati

                                  u registrovanje na SEF.

                - Izmena opredelljenja odnosno zahtev za prelazak na neposredni pristup na SEF

                  moguć je u svakom trenutku, čime se automatski inicira prelaz sa sistema informacionog posrednika

                  na neposredni pristup na SEF.

3. ELEKTRONSKE FAKTURE I PAPIRNE FAKTURE

Čuvanje elektronskih faktura

Član 15  Zakona  o elektronskiom fakturisanju

Elektronska faktura izdata ili primljena od strane subjekta javnog sektora čuva se trajno u sistemu elektronskih faktura.

Elektronska faktura izdata i primljena od strane subjekta privatnog sektora čuva se u roku od deset godina od isteka godine u kojoj je izdata elektronska faktura.

Elektronska faktura izdata i primljena od strane subjekta privatnog sektora čuva se u sistemu elektronskih faktura ili u sistemu informacionog posrednika, koji je angažovan za poslove čuvanja od strane subjekta privatnog sektora.

U slučaju sprovedenog postupka stečaja, likvidacije ili prinudne likvidacije nad informacionim posrednikom, elektronske fakture koje je informacioni posrednik čuvao u ime subjekata privatnog sektora prenose se Centralnom informacionom posredniku.

Verodostojnost porekla i integritet sadržine elektronske fakture obezbeđuje se od njenog izdavanja do isteka roka do kojeg postoji obaveza njenog čuvanja.

Verodostojnost porekla i integritet sadržine elektronske fakture obezbeđuju se izdavanjem u formatu propisanim ovim zakonom, kao i čuvanjem u formatu pogodnom za elektronsko čuvanje dokumenta.

(Tumačenje: Original Elektronske fakture je elektronski XML format. Elektronska faktura se mora arhivirati i čuvati u  originalnom elektronskom XML formatu. Ne može u papiru, jer papirni format nije originalni format za elektronsku fakturu. Papirni format je kopija elektronske fakture.)

Subjekt privatnog sektora koji je izdao, odnosno primio elektronsku fakturu može odštampati elektronsku fakturu u jednom ili više primeraka do isteka roka za obavezno čuvanje elektronskih faktura iz stava 2. ovog člana, na način koji obezbeđuje verodostojnost porekla i integritet sadržine odštampane fakture.

Faktura u papirnom obliku iz stava 7. ovog člana smatra se autentičnom i posle isteka roka za obavezno čuvanje elektronskih faktura iz stava 2. ovog člana.

На основу члана 15. став 9. Закона о електронском фактурисању ("Службени гласник РС", број 44/21), Влада доноси
УРЕДБУ О УСЛОВИМА И НАЧИНУ ЧУВАЊА И СТАВЉАЊА НА УВИД ЕЛЕКТРОНСКИХ ФАКТУРА И НАЧИНУ ОБЕЗБЕЂИВАЊА ВЕРОДОСТОЈНОСТИ И ИНТЕГРИТЕТА САДРЖИНЕ ФАКТУРА У ПАПИРНОМ ОБЛИКУ
(Сл. гласник РС бр. 69/21) 
Основни текст на снази од 17/07/2021 , у примени од 01/01/2022

4. ROKOVI

5. CENE

15.10.2021 

B. FISKALNE KASE

Programski paket za knjigovodstvo CSYSTEMS™ biće povezan na nove fiskalne kase od 20.04.2022 godine.

Na čiji fiskalni uređaj (od kog proizvođača) će biti povezan biće objavljeno u februaru 2022.

Privrednici na novi model fiskalizacije treba da pređu do 30. aprila 2022. godine

Prelazni period (za testiranje uređaja i softvera) biće od 1. novembra 2021 godine do 30. aprila 2022 godine.

Ovaj sistem je mnogo jeftiniji nego dosadašnje fiskalne kase, a korisnici kao fiskalni uredjaj mogu da koriste tablete, računare, mobilne telefone.

Nema više godišnjih plaćanja servisiranja kasa, sertifikata. Sistem će biti efikasniji i podrazumeva bolji rad Poreske uprave.

Krenulo se sa kampanjom „Budi eFiskalizovan“ sa sloganom „Čist račun duga ljubav“, kojom će se na nizu sastanaka i istupa u javnosti privreda i gradjani upoznavati sa novim sistemom i otkloniti sve eventualne nedoumice.

Za potrebe informisanja privrednika i gradjana napravljen i sajt http://budiefiskalizovan.gov.rs, i na njemu se mogu naći najvažnija pitanja i odgovori na ovu temu koja se redovno ažuriraju.

Zahvaljujući novom modelu fiskalizacije, povećaće se kapaciteti za analizu rizika. Formiran je tim za odobravanje elektronskih i fiskalnih računa u junu ove godine, a nakon toga objavljen je tehnički vodič za proizvodjače fiskalnih uredjaja.

U ovom momentu ima preko 150 prijavljenih korisnika, potencijalnih proizvodjača koji razvijaju komponente novog sistema. U narednom mesecu očekuju se prve prijave za dobijanje odobrenja za upotrebu novih elektronskih uredjaja.

Od 1. novembra svi oni koji su prijavili lokacije dobiće, u poreskom sandučetu na portalu E-porezi elektronski poziv za prijavu za dobijanje bezbednosnih elemenata koje će Poreska uprava deliti besplatno.

Prijem podataka iz fiskalnih uredjaja omogućiće bolju analizu i lakše uočavanje nepravilnosti u radu poreskih obveznika, ali i nove načine kontrole izdavanja fiskalnih računa jer će validnost računa biti proveravana jednostavnim skeniranjem QR koda na računu.

Validnost poreskih računa moći će da provere, ne samo inspektori Poreske uprave, već i svi kupci u maloprodajnim objektima po dobijanju fiskalnih isečaka. Time ćemo svi zajedno doprineti poštovanju poreskih propisa i smanjenju sive ekonomije

Podaci o prometu biće dobijani u realnom vremenu i biće uporedivi i na nivou teritorije, industrijske grane, vremena izdavanja, a raspolagaće se i sa iznosima prosečnih prometa što je bitno za analizu u sektoru analize rizika Poreske uprave.

Na sajtu Poreske uprave biće objavljen i spisak odobrenih modela fiskalnih uredjaja za korišćenje na teritoriji Srbije. Korisnici fiskalizacije i obveznici imaće smanjene troškove, novi model ne podrazumeva duplu traku, godišnji servis, GPRS, a ni fiskalni moduli neće biti potrebni.

Platforma Poreske uprave za fiskalizaciju je poverena grupi domaćih proizvodjača, tako da je ovo posao koji se radi i sa privredom i za privredu, a informacija da ovo neće koštati privrednike je posebno značajna jer neke procene kažu da je vrednost uštede za privredu deset miliona evra godišnje.